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Promotions mariage

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La planification

La planification

Voici les détails d'une planification de base

Avec les forfaits VIP, Royal et Deluxe de Événements l'Attraction, voici en détail la préparation d'une bonne planification pour tous les intervenants.

Étape

Services

Moment

Intervenants

Durée

1

Première rencontre sans frais

Faire connaissance;

Discuter de vos goûts et vos besoins;

Expliquer ce qui nous démarque des autres entreprises;

Présentation de nos formulaires et de nos procédures de planification et de rencontre;

Proposer le meilleur forfait qui s’applique et proposition de contrat;

 

La planificatrice et les mariés

1 h

2

Préparation du contrat selon les options discutées et envoie par courriel.

Après la rencontre

La planificatrice

15 minutes

3

Retour du contrat signé par courriel ou par la poste.

Envoi du dépôt de 500 $ par virement interac ou par chèque.

 

Les mariés

 

4

Préparer et envoyer par courriel tous les documents relatifs à la réception de mariage :

  • Formulaire de planification de mariage avec les options d’animation les plus populaires à choisir.
  • Formulaire pour le Quiz « Connaissez-vous bien les mariés ? » à compléter pour vos choix de question.
  • Modèle de liste des invités – qui peuvent vous servir pour vos invitations, suivi des réponses, liste pour le traiteur, les marque-places, plan de table, choix de repas, allergie, etc.

 

Si contrat pour cérémonie :

  • Formulaire pour la cérémonie de mariage avec rituels et conseils
  • Liste de musique de cérémonie et exemples de cérémonie de 2012 à 2017

 

Tous les documents peuvent être transmis vis Dropbox

5 à 10 jours après signature du contrat et réception du dépôt

La planificatrice

1 h

5

Envoyer un courriel de suivi 5 mois avant le mariage

Pour planifier la rencontre préparatoire à prévoir entre 2 à 5 mois avant le mariage.

Quelques échanges de courriel pour

Confirmer la date de rencontre avec les mariés

5 mois avant le mariage

La planificatrice

15 min

6

Conseils aux mariés pour une rencontre préparatoire des plus efficaces

  • Lire tous les documents
  • Compléter à au moins 50% avant la rencontre
  • Retourner tous les documents complétés, au moins 1 semaine avant la rencontre préparatoire
  • Prévoir le 2e dépôt

2 à 5 mois avant le mariage

Les mariés

 

7

Réviser les formulaires et listes reçues

Préparer questions aux mariés s’il y a lieu

Préparer musique si quelques choix sont déjà faits

1 semaine avant la rencontre préparatoire

La planificatrice

15 min

8

Rencontre préparatoire

Réviser chaque point des formulaires complétés et en faire la correction avec eux.

Explication des animations.

Conseils pour le déroulement d’une réception de mariage.

2 à 5 mois avant le mariage

La planificatrice et les mariés

2 h

8a

Envoie par courriel le formulaire de planification – 2e version

Si après la rencontre préparatoire, il manque encore trop d’information, je retourne les formulaires aux futurs mariés afin qu’ils complètent les informations manquantes

1 à 2 jours après la rencontre préparatoire

La planificatrice

5 min

9

Envoi du scénario – réception de mariage – 1ère version

Si le formulaire est complété à 80%, préparation et envoie du scénario.

Préparation des choix musicaux, identifier si vidéoclip ou pas.

Identifier en vert les informations manquantes.

1 semaine après la rencontre préparatoire

La planificatrice

2 h

9a

Envoi du déroulement de cérémonie détaillée

Préparation des choix musicaux, copie de la musique choisie sur Dropbox ou via wetransfer.

Identifier en vert les informations manquantes.

1 semaine après la rencontre préparatoire

La planificatrice

1 h

10

Envoyer un courriel de suivi 1 mois avant le mariage

Pour planifier un rendez-vous téléphonique afin de finaliser le scénario.

Proposer 2 ou 3 dates pour la rencontre finale avec l’animateur ou l’animatrice 1 à 3 semaines avant le mariage.

Quelques échanges de courriel pour :

Confirmer la date de rencontre avec les mariés.

Prévoir le paiement final à la dernière rencontre

1 mois avant le mariage

La planificatrice et les mariés

30 min.

11

Rendez-vous téléphonique avec les mariés

Pour finaliser les corrections et modifications du scénario.

S’assurer que toutes les chansons ont été choisies.

Envoi du montage photos s’il y a lieu

1 mois avant le mariage

La planificatrice et les mariés

30 min.

12

Envoi du scénario – réception de mariage – 2e version

Retourner aux mariés la 2e version du scénario et leur demander de vérifier et confirmer que tout est conforme à ce que nous avons discuté.

 

Une fois le scénario confirmé, envoie une copie à l’animateur quelques jours avant la rencontre.

2 à 3 semaine avant le mariage

La planificatrice

30 min.

13

Avant la dernière rencontre

Vérification du montage photo à présenter afin de s’assurer que tout fonctionne et avoir du temps pour corriger s’il y a lieu.

2 à 3 semaines avant le mariage

La planificatrice

30 min.

14

Rencontre avec l’animateur ou l’animatrice – 30 min.

Faire connaissance et créé un lien

Réviser tous les points du scénario

 

Finaliser avec la planificatrice – 30 min.

Choix musical

Montage photos

Paiement finale

Tout autre détail s’il y a lieu

1 à 3 semaines avant le mariage

La planificatrice, l’animateur et les mariés

1 h

15

Envoi du scénario – réception de mariage – 3e version

Faire les dernières corrections du scénario s’il y a lieu et retourner aux mariés pour dernière approbation

1 semaine avant le mariage

La planificatrice

30 min.

16

Envoi du scénario – réception de mariage – 3e version

Après approbation des mariés, envoyer par courriel le scénario à tous les intervenants identifiés, par exemple :

Salle de réception, traiteur, photographe, vidéaste, etc.

1 semaine avant le mariage

La planificatrice

30 min.

 

Total des heures de la planificatrice

Temps minimum pour la préparation d’une journée des plus importantes pour les futurs mariés

10 h 30