La planification

Étape	Services	Moment	Intervenants	Durée
1	Première rencontre sans frais Faire connaissance; Discuter de vos goûts et vos besoins; Expliquer ce qui nous démarque des autres entreprises; Présentation de nos formulaires et de nos procédures de planification et de rencontre; Proposer le meilleur forfait qui s’applique et proposition de contrat;		La planificatrice et les mariés	1 h
2	Préparation du contrat selon les options discutées et envoie par courriel.	Après la rencontre	La planificatrice	15 minutes
3	Retour du contrat signé par courriel ou par la poste. Envoi du dépôt de 500 $ par virement interac ou par chèque.		Les mariés
4	Préparer et envoyer par courriel tous les documents relatifs à la réception de mariage : Formulaire de planification de mariage avec les options d’animation les plus populaires à choisir. Formulaire pour le Quiz « Connaissez-vous bien les mariés ? » à compléter pour vos choix de question. Modèle de liste des invités – qui peuvent vous servir pour vos invitations, suivi des réponses, liste pour le traiteur, les marque-places, plan de table, choix de repas, allergie, etc. Si contrat pour cérémonie : Formulaire pour la cérémonie de mariage avec rituels et conseils Liste de musique de cérémonie et exemples de cérémonie de 2012 à 2017 Tous les documents peuvent être transmis vis Dropbox	5 à 10 jours après signature du contrat et réception du dépôt	La planificatrice	1 h
5	Envoyer un courriel de suivi 5 mois avant le mariage Pour planifier la rencontre préparatoire à prévoir entre 2 à 5 mois avant le mariage. Quelques échanges de courriel pour Confirmer la date de rencontre avec les mariés	5 mois avant le mariage	La planificatrice	15 min
6	Conseils aux mariés pour une rencontre préparatoire des plus efficaces Lire tous les documents Compléter à au moins 50% avant la rencontre Retourner tous les documents complétés, au moins 1 semaine avant la rencontre préparatoire Prévoir le 2^e dépôt	2 à 5 mois avant le mariage	Les mariés
7	Réviser les formulaires et listes reçues Préparer questions aux mariés s’il y a lieu Préparer musique si quelques choix sont déjà faits	1 semaine avant la rencontre préparatoire	La planificatrice	15 min
8	Rencontre préparatoire Réviser chaque point des formulaires complétés et en faire la correction avec eux. Explication des animations. Conseils pour le déroulement d’une réception de mariage.	2 à 5 mois avant le mariage	La planificatrice et les mariés	2 h
8a	Envoie par courriel le formulaire de planification – 2^eversion Si après la rencontre préparatoire, il manque encore trop d’information, je retourne les formulaires aux futurs mariés afin qu’ils complètent les informations manquantes	1 à 2 jours après la rencontre préparatoire	La planificatrice	5 min

9	*Envoi du scénario – réception de mariage* – 1^ère version** Si le formulaire est complété à 80%, préparation et envoie du scénario. Préparation des choix musicaux, identifier si vidéoclip ou pas. Identifier en vert les informations manquantes.	1 semaine après la rencontre préparatoire	La planificatrice	2 h
9a	Envoi du déroulement de cérémonie détaillée Préparation des choix musicaux, copie de la musique choisie sur Dropbox ou via wetransfer. Identifier en vert les informations manquantes.	1 semaine après la rencontre préparatoire	La planificatrice	1 h
10	Envoyer un courriel de suivi 1 mois avant le mariage Pour planifier un rendez-vous téléphonique afin de finaliser le scénario. Proposer 2 ou 3 dates pour la rencontre finale avec l’animateur ou l’animatrice 1 à 3 semaines avant le mariage. Quelques échanges de courriel pour : Confirmer la date de rencontre avec les mariés. Prévoir le paiement final à la dernière rencontre	1 mois avant le mariage	La planificatrice et les mariés	30 min.
11	Rendez-vous téléphonique avec les mariés Pour finaliser les corrections et modifications du scénario. S’assurer que toutes les chansons ont été choisies. Envoi du montage photos s’il y a lieu	1 mois avant le mariage	La planificatrice et les mariés	30 min.
12	*Envoi du scénario – réception de mariage* – 2^e version** Retourner aux mariés la 2^e version du scénario et leur demander de vérifier et confirmer que tout est conforme à ce que nous avons discuté. Une fois le scénario confirmé, envoie une copie à l’animateur quelques jours avant la rencontre.	2 à 3 semaine avant le mariage	La planificatrice	30 min.
13	Avant la dernière rencontre Vérification du montage photo à présenter afin de s’assurer que tout fonctionne et avoir du temps pour corriger s’il y a lieu.	2 à 3 semaines avant le mariage	La planificatrice	30 min.
14	Rencontre avec l’animateur ou l’animatrice – 30 min. Faire connaissance et créé un lien Réviser tous les points du scénario Finaliser avec la planificatrice – 30 min. Choix musical Montage photos Paiement finale Tout autre détail s’il y a lieu	1 à 3 semaines avant le mariage	La planificatrice, l’animateur et les mariés	1 h
15	*Envoi du scénario – réception de mariage* – 3^e version** Faire les dernières corrections du scénario s’il y a lieu et retourner aux mariés pour dernière approbation	1 semaine avant le mariage	La planificatrice	30 min.
16	*Envoi du scénario – réception de mariage* – 3^e version** Après approbation des mariés, envoyer par courriel le scénario à tous les intervenants identifiés, par exemple : Salle de réception, traiteur, photographe, vidéaste, etc.	1 semaine avant le mariage	La planificatrice	30 min.
	Total des heures de la planificatrice Temps minimum pour la préparation d’une journée des plus importantes pour les futurs mariés			10 h 30

Voici les détails d'une planification de base